UI - Cos’è la User Interface

perché dovresti conoscerla se produci caffè

Rivelata la prima causa che fa esplodere i costi di formazione quando cambi il tuo software gestionale

Lo so. Hai sempre pensato che tu dell’informatica non avresti dovuto occupartene. Dopotutto tu fai altro, sei uno specialista del tuo prodotto (il caffè!), di cui sai tutto!

Però… Si, perché c’è un però, questa volta dovrai investire pochi minuti per capire come mai spendi un casino di soldi in formazione sul tuo nuovo gestionale, ma alla fine non trovi il menù che cercavi o la funzionalità che ti sembrava stesse proprio lì, dove l’hai lasciata l’ultima volta!
Nei casi più estremi potresti trovarti di fronte ad una situazione del genere:

Ti faccio una premessa importante: la colpa non è Tua!

Scommetto che più di una volta hai ricevuto una chiamata di un tuo Cliente che ti chiedeva di cambiargli la macchina del caffè con una più bella, come quella che avevi dato al suo concorrente o, semplicemente, chiedendo condizioni economiche migliori (leggasi SCONTO) per le prossime forniture.

In questi casi non sarebbe bello avere sottomano una fotografia del tuo fantastico cliente?

Giusto per sapere se è in linea con i pagamenti, se ti sta facendo spendere una fortuna in manutenzione, se sta rispettando i consumi accordati per avere quel prezzo e così via.
Pensi anche che tutte queste informazioni sono anche sul gestionale aziendale. Ma senza una persona in ufficio non riuscirai ad estrarle, e queste maledette chiamate arrivano sempre alle 18:30.

Quindi le soluzioni sono due:

1. Ti fai stampare un bel tabulato con tutti i clienti. Ma, a parte il fatto che contribuisci al disboscamento dell’Amazzonia ogni volta che lo stampi, devi sperare che sia sempre aggiornato. E che quindi tu dica al cliente che è in ritardo con i pagamenti, quando lui ti ha dato un assegno a saldo 2 giorni prima (sinonimo di figuraccia).
2. Impari ad usare il gestionale aziendale ed estrai i dati di cui hai bisogno.
La scelta numero 2, come hai già intuito, sembra la più saggia, ma presuppone che tu sappia come usare il gestionale. Infatti – paradossalmente – la (non) soluzione numero 1 è la più gettonata.

La scelta numero 2, come hai già intuito, sembra la più saggia, ma presuppone che tu sappia come usare il gestionale. Infatti – paradossalmente – la (non) soluzione numero 1 è la più gettonata.
Purtroppo, statisticamente, chi si ritrova nella situazione di cui ti parlo è di solito il titolare della Torrefazione di Caffè o comunque una figura di responsabile, che è molto operativo sul campo ma poco tecnico.
Quindi non ha modo e tempo di usare l’applicativo informatico con continuità.

Perché accade questo?

Le motivazioni sono diverse: difficoltà di utilizzo, menù incomprensibili, mancanza di intuitività nella navigazione degli argomenti, ecc… fanno sì che se non usi il gestionale tutti i giorni, probabilmente dimenticherai presto come fare certe operazioni.
Per capire perché spesso si verificano questi problemi, e come risolverli, continua a leggere questo articolo.
Entriamo nel vivo.
Devi sapere che quando si progetta qualcosa, non solo il software ovviamente, tendenzialmente si parte sempre da un foglio bianco o da un punto zero che dir si voglia, per cui il primo risultato è (quasi) sempre ottimo.
Un bel progetto proporzionato, quasi bello anche dal punto di vista estetico, anche se magari stai redigendo il progetto di un ponte o di un macchinario industriale.

I guai arrivano dopo!

È un po’ come quando devi spiegare una strada nuova ad un tuo amico. Inizi a disegnare una mappa su un pezzo di carta e poi ti accorgi di essere partito troppo in alto nel foglio o troppo a destra: parti benissimo, ma poi devi iniziare a disegnare più in piccolo quella rotonda o quella strada, rendendo il disegno stesso sempre meno comprensibile.

La stessa cosa accade ai software: la prima versione è “perfetta”.

I menù sono coerenti con i titoli che contengono: le interrogazioni di magazzino sono dove ti aspetti che siano, per cui ti senti a tuo agio. Anche senza il tecnico dietro la schiena che ti aiuta. Ma dalla seconda versione, la perfezione svanisce…

Perché?!? Semplice. Quello che molti “tecnici” fanno è seguire il cliente in (quasi) ogni suo desiderio. Il risultato di questo approccio, che potremmo identificare con la seguente frase:

“Dimmi cosa devo fare, che io lo faccio!”

Questo approccio non è vincente. Perché? Perché per ottenere la soluzione migliore, tra te e il tecnico dovrebbe esserci un contradittorio su cosa vuoi ottenere e come ottenerlo. A questo punto potresti dirmi:

“Si, ma lui non ha mai risposto alle mie domande!”

Certo! Perché probabilmente sei l’unica Torrefazione di Caffè che segue! Quindi non riesce a capire fino in fondo ciò che stai chiedendo, perché il Cliente che ha visitato prima di te, vendeva rubinetti e quello che visiterà dopo, sarà una società che vende polizze assicurative o che fa stampaggio di materie plastiche. Ovvero processi produttivi così distanti dal tuo che l’unico punto comune che possiamo trovare tra i tre è che dopotutto dovete emettere delle fatture!

Se ti ritrovi in questa situazione, allora ti consiglio di leggere anche I Segreti indispensabili per la scelta del tuo prossimo software gestionale.

Probabilmente starai pensando:

“Si, ma cosa c’entra la UI in tutto questo?”

Hai ragione, ma dovevo farti questa premessa per farti capire perché e quanto potrai risparmiare nella tua azienda Torniamo quindi a quello che è l’intento di questo articolo: la User Interface. La User Interface (UI) è l’Interfaccia Utente, ciò che si frappone tra una macchina e un utente, consentendo l'interazione tra i due. In generale può riferirsi a macchine di qualsiasi natura, tuttavia l'accezione più nota è in ambito informatico.

Non è chiaro?

Cerco di rendertela più semplice: ogni volta che guardi un programma informatico sul video del computer o sul tuo telefonino e/o tablet vedi delle immagini o, per meglio dire, ti si presentano delle schermate che hanno l’obbiettivo di mostrare delle informazioni o di guidarti nell’inserire delle informazioni. Per quanto ti sembrerà strano, il tuo modo di interagire con queste schermate è uguale a quello di tante altre persone come te.

“Non ti sei mai domandato come mai scarichi un’app sul tuo telefono e inizi ad usarla senza alcun tipo di formazione e senza leggere le istruzioni?”

“Perché sono programmi semplici” dirai tu, e in parte hai ragione. Di solito le funzionalità sono minime e di certo questo aiuta. Ma in realtà c’è un’altra ragione: queste applicazioni hanno uno studio dell’Interfaccia utente fatta a monte.

Sai che esistono delle figure professionali che fanno solo questo per vivere? Si, questi professionisti studiano l’interazione degli utenti per capire dove posizionare menù e voci che sono di tuo interesse.

Guarda le tue app, e vedrai che l’icona con le tre barrette orizzontali che indicano solitamente il menù si trovano quasi sempre nella stessa posizione. Non è un caso!

Ma qual è la grande rivoluzione di questo approccio progettuale? Beh, è semplice.
Se le informazioni gestite dal software sono facilmente assimilabili, cioè facili da trovare perché sono lì dove ti aspetti che siano, allora anche il periodo che viene riservato alla formazione sarà ridotto. Sicuramente più ridotto rispetto a soluzioni che non hanno mai curato la UI. Scusa se lo ripeto, ma questo è un concetto importantissimo:

“Meno formazione significa meno soldi da spendere sul progetto!”

Non leggo nel pensiero… ma penso che ora vorresti chiedermi:

“Come posso capire se l’UI è stata curata?”
Te ne accorgerai appena il software verrà avviato: se colui che ti sta mostrando il software continua ad entrare e uscire dai menù per fare una semplice bolla di consegna o un ordine d’acquisto, allora probabilmente non c’è stata una corretta attenzione alla creazione dei menù.

Ancora più semplice: prova a effettuare tu stesso una semplice operazione. Fai un’interrogazione di magazzino o emetti un DDT (Documento di Trasporto). I passi da effettuare sono pochi e intuitivi? Dopo un paio di volte riesci ad emettere il documento velocemente, senza nemmeno riflettere sui passaggi?

Valuta che quello sarà il lavoro che in azienda dovrete fare ogni volta che un documento dovrà essere prodotto. Più semplice saranno le operazioni e più sarà facile lavorare.

Quindi, ricapitolando:

Studio della UI.
Formazione necessaria.
Soldi spesi.
Efficacia sul Lavoro.

Interessante no? Adesso hai capito perché su alcune soluzioni gestionali è inutile fare formazione troppo in anticipo rispetto alla partenza in effettivo: perché arrivare alle informazioni diventa uno sforzo mnemonico più che concettuale.

Prova a ricordare quando ti facevano studiare le poesia a scuola: ti ricordavi tutte le parole sino al giorno dell’interrogazione, ma se aspettavi solo qualche giorno, iniziavi a perdere qualche parola. Dopo qualche settimana magari ricordavi solo l’inizio e così via…

Adesso non hai più scuse,
il mio compito è di informarti, il tuo è di fare le scelte giuste!

Francesco Gestionale Caffè
Sono un consulente tecnologico per le torrefazioni da 15 anni.
Il mio obiettivo è rendere le torrefazioni più tecnologiche e competitive, con software semplici ma potenti.