I Segreti indispensabili

per la scelta del tuo prossimo software gestionale

(prima parte)

Come sostenere una conversazione con il tuo prossimo fornitore di software

Visito Torrefazioni di Caffè da oltre 10 anni per dare supporto e consigli alle scelte in ambito informatico e tecnologico di Imprenditori e Responsabili. Spesso mi chiedono di migliorare la gestione delle loro aziende, indipendentemente dalla loro dimensione.

Spesso mi trovo a cercare di convincere i titolari di Torrefazioni di Caffè di grandi dimensioni che in realtà sono i piccoli Torrefattori i più penalizzati perché, con minor risorse, sia in termini di persone che di cassa, devono comunque gestire, concorrenza, agenti, clienti, passando da contratti di sconto anticipato e posticipato, macchine del caffè in comodato gratuito e insegne… Per non parlare della difficoltà nel tener sotto controllo la capacità d’incasso!

Questo mi ha convinto a scrivere queste righe. Il mio obiettivo è dare a te, piccolo torrefattore, informazioni per avere già in mente di cosa hai bisogno e quali domande devi porre alla software house che ti propone il suo gestionale. Voglio darti le conoscenze per giocare alla pari con il tuo fornitore.

Sei pronto? Ecco i miei tre consigli per scegliere il tuo fornitore di software:

1. Scegli una software house con molte referenze nel settore

Se scegli una società di sviluppo software che ha già maturato esperienza con clienti del settore delle torrefazioni, risparmierai molto tempo. Tempo che in altre software house viene impiegato a spiegare cosa fai, quali sono i problemi specifici che devi gestire e cosa ti aspetti faccia l’applicativo che vuoi.

Devi considerare che il programmatore con cui parli del tuo software può avere dei modi di vedere diversi dai tuoi. Come un po’ in tutti i mestieri, non aver già affrontato i problemi specifici del tuo settore rende più difficile il lavoro.

Cosa succede se non lo fai? Semplicemente dovrai spiegare tu alla società informatica che cosa fai, come lo fai e, soprattutto, cosa ti aspetti dal nuovo applicativo. Se hai scelto di non seguire questo consiglio, poi non ti lamentare del lavoro che ti sei automaticamente portato a casa; infatti sarà un lavoro difficile, lungo e pieno di sorprese.

Si, perché scoprirai – a tue spese! – che il tuo modo di vedere le cose e quello della persona che ti ascolta, sono diversi.

Non sei convinto? Ti spiego con un esempio.

Scegli la marca di un veicolo con le seguenti caratteristiche: 4 posti, 4 porte, un motore a benzina e navigatore. La risposta? Probabilmente una sfilza di auto che vanno dalla Porsche alla Kia, passando dalla Mercedes.
Ti sei accorto però che hai dato per scontato che il veicolo dovesse avere 4 ruote? Quindi il risultato potrebbe essere questo:

Senza che tu possa controbattere. Perché questo veicolo risponde effettivamente alle caratteristiche che abbiamo elencato.
L’esempio potrebbe continuare all’infinito. Infatti, non ho specificato le dimensioni delle porte o se la guida è prevista a destra o sinistra, e così via...
Mi dirai: “Ma cosa c’entra un veicolo a 3 ruote (pure brutto) con la scelta del mio gestionale?”
Beh, tanto.

Se invece di un veicolo avessi detto gestionale (per la Torrefazione di Caffè per esempio!), al posto dei quattro posti avessi detto gestione della contrattualistica, al posto delle quattro porte la tecnologia utilizzata (è web? Per esempio) e al posto del navigatore la tentata vendita, avresti capito lo stesso le dinamiche che a volte si celano dietro questo esempio?

Riformuliamo l’esempio in base alle tue esigenze. Ecco la macchina che fa per te:

A) Gestione della contrattualistica

Come sappiamo la Torrefazione di Caffè nella stragrande maggioranza dei casi propone contratti di sconto posticipato al raggiungimento degli obiettivi. Molti gestionali sostengono di avere una gestione integrata dei contratti, ma spesso non è così. Andando a fondo si capisce infatti che “magari” hai la possibilità di inserire una qualche indicazione su quanto il cliente bar dovrebbe raggiungere a fine anno (o stagione), ma non una gestione che io uso definire integrata del contratto.

Mi spiego meglio: la gestione integrata – per me – parte dalla redazione del documento, ovvero che sia il gestionale stesso in grado di contenere il testo in un formato modificabile da te con programmi di uso quotidiano come word o pages. Questa funzione deve poi permettere di gestire tutte le informazioni inserite nel contratto quali quantità, famiglie di prodotto o prodotti specifici oggetto dell’accordo e deve calcolarne gli avanzamenti mensili. Si, mensili.

Mi dovete spiegare infatti quali azioni andrete ad intraprendere a fine anno quando come si dice tecnicamente che “la frittata è già fatta!”. Al contrario, avere sott’occhio una situazione mensile dà modo all’Agente di intervenire con tempestività. Può anche dare una proiezione dell’andamento delle note di credito che verranno poi potenzialmente erogate. Ma questo è un altro discorso che potremmo approfondire in seguito. Torniamo a noi, hai capito che possiamo parlare della gestione contratti e avere livelli di dettaglio così diversi da identificare due soluzioni completamente diverse?

Ecco cosa devi chiedere al tuo candidato fornitore:
“Come vengono gestiti i contratti?”

Ma non finisce qui, di seguito ci sono le altre caratteristiche del software che fa per te.

B) Applicazione web sia da pc che da cellulari e tablet

Oggi si fa un gran parlare di web o non web, ma anche qui la situazione non è così chiara.
Devi sapere che anche “vecchi” applicativi possono diventare web, e quindi essere riciclati e spacciati come nuovi. Non voglio entrare nei tecnicismi, ma sappi che esistono dei software che ti permettono di usare il tuo pc da remoto, tramite il collegamento con un browser web.

Sembrerebbe che questo “trucchetto” non porti nessun problema. Se ti hanno venduto un software che è nato per funzionare solo sui computer e poi è stato adattato per i tablet e i cellulari, sappi che avrai molte limitazioni. Questi tipi di programmi se avviati su tablet e cellulari non permettono di navigare per le schermate e fare le azioni più elementari. Se, al contrario, il tuo gestionale è nato per il web potrai usarlo su tablet e cellulare al massimo del suo potenziale. Ti faccio un altro esempio: se sei da un cliente e ti serve un’informazione al volo, puoi accendere il tablet e in pochi minuti avere le informazioni che ti servono sul gestionale.

La domanda che dovrai fare al commerciale, o al programmatore è questa:
“L’applicazione è nata per il web? Posso usarla anche sui dispositivi mobili?”

C) Gestione della tentata vendita:

Oggi (2017) sul mercato non c’è un produttore di gestionali che abbia sviluppato in modalità nativa una sua tentata vendita degna di tale nome. Lo scenario che troverai sarà sempre lo stesso: il gestionale che ti venderanno sarà “collegato” ad un software esterno di tentata vendita. E non è detto che le informazioni che viaggiano sui due software siano allineate tra di loro.

Ecco anche qui un esempio per farti capire cosa ti potrebbe succedere: il tuo software ne contiene due al suo interno, il gestionale vero e proprio e il software di tentata vendita. Se quello di tentata vendita ti permette di inserire il numero e la data degli assegni che giustificano l’incasso, non è detto che il gestionale abbia invece un campo che prevede il numero di assegno da compilare e gestire.

Ciò vuol dire che anche se l’agente l’ha inserito, una persona in contabilità dovrà reinserirlo. Non vi sembra uno spreco e una perdita di tempo? Possiamo fare anche il percorso inverso: se il gestionale gestisce il fido commerciale non è detto che il programma di tentata vendita collegato lo faccia. Altra perdita di tempo e informazioni.

In gestionale caffè (e se ci chiederete una consulenza ve lo dimostreremo) il problema di campi diversi e tempo speso a reinserire le informazioni non esiste. Questo perché non abbiamo collegato software diversi tra di loro, ma ne abbiamo sviluppato uno solo che ha in sé le funzioni di un gestionale e di tentata vendita.

Quindi questa volta non c’è una domanda, ma una richiesta ferma:
“Voglio che il mio gestionale abbia la gestione della tentata vendita nativa.”
Ricapitolando, ecco la lista di ciò che dovrai chiedere:

Come vengono gestiti i contratti?
L’applicazione è nata per il web? Posso usarla anche sui dispositivi mobili?
Voglio che il mio gestionale abbia la gestione della tentata vendita nativa.

Vuoi conoscere il resto della lista delle domande e delle richieste da fare al fornitore del tuo gestionale? Continua con la seconda parte.

Francesco Gestionale Caffè
Sono un consulente tecnologico per le torrefazioni da 15 anni.
Il mio obiettivo è rendere le torrefazioni più tecnologiche e competitive, con software semplici ma potenti.