I Segreti indispensabili

per la scelta del tuo prossimo software gestionale

(seconda parte)

Qual è il fornitore ideale per il tuo gestionale? Ecco la seconda parte con le domande e le richieste da fare alla software house che ti propone il suo software. Per leggere la prima parte dei miei consigli clicca qui.

2. Scegli una software house che fa frequenti aggiornamenti sul gestionale

Sembrerà incredibile, ma La maggior parte dei software su commessa in circolazione non vengono mai aggiornati. Anche se per contratto paghi un canone di manutenzione mensile.
Abituato ai continui aggiornamenti delle applicazioni che usi tutti i giorni, ti sembrerà un’affermazione strana.

Come puoi controllare che gli aggiornamenti sul software vengano effettuati?
In fase di preventivo chiedi al fornitore di mostrarti la modalità di gestione degli aggiornamenti ponendo queste domande:

“Come vengono rilasciati gli aggiornamenti?”
Le risposte tipiche sono due:
1. A chiamata.
2. Di continuo.
“Con quale frequenza vengono rilasciati?”
In questa fase avere una risposta immediata. Devi mettere in campo un po’ di ‘psicologia di base’: se il fornitore o il suo commerciale esitano e non hanno una risposta pronta, molto probabilmente la soluzione non viene aggiornata così frequentemente.
“In che modo verrò avvisato dei rilasci?”
Le comunicazioni avvengono via e-mail, telefonata, piccione viaggiatore? Dovrai accettarli tutti o scegliere solo gli aggiornamenti con le funzionalità che ti interessano?

La risposta sul numero di rilasci/aggiornamenti deve essere veloce e puntuale anche e soprattutto da parte del commerciale che te lo sta presentando. Non avere una risposta pronta, vuol dire che probabilmente la soluzione non viene aggiornata così frequentemente!

Ultima chicca sui rilasci/aggiornamenti del sistema: i costi.
Devi capire in quale tipo di situazione ti stai andando a trovare:

Tipologia Chiamate incluse Aggiornamenti inclusi Attività a pagamento
Canone di manutenzione annuale comprensivo dell’assistenza Tendenzialmente SI Il software SI L’attività necessaria per installare il software
A ticket SI, di solito una per ticket con limitazioni relative al tempo impiegato Dipende dal contratto stipulato Finito il ticket se ne devono ricomprare altri
A chiamata NO NO Tutte
Canone di manutenzione annuale senza assistenza telefonica NO SI L’attività necessaria per installare il software
Solo assistenza telefonica SI NO Tutte ad eccezione delle telefonate

Purtroppo ho avuto modo di scoprire che alla fantasia umana non c’è praticamente fine, per cui al di là di quello che ti ho descritto nella tabella qui sopra, considera le voci sulla colonna “Tipologia” e fatti spiegare molto dettagliatamente, prima a voce, poi nel contratto, come verrà gestita questa voce.

Ecco le domande da fare:
“Quali funzionalità pensate di rilasciare nei prossimi 6 mesi?”
“Quali avete pianificato nel prossimo anno?”
“Quali integrazioni saranno eseguite nei prossimi 12 mesi?”

3. Scegli una società con una chiara visione sui prossimi obiettivi

Con tutti i servizi che il mercato ci offre, oggi più che mai è necessario avere una soluzione integrabile.

Prevedere integrazioni con piattaforme come Amazon e Ebay sono fondamentali se in futuro ci sarà un’espansione delle vendite online. Così come le integrazioni con i sistemi di pagamento elettronici o con la valutazione del credito di un potenziale cliente.

Dato che non sono modifiche immediate è normale pianificare una serie di integrazioni che verranno implementate nei prossimi mesi.

Quali e quante “major release” e “minor release” devo aspettare ogni anno?

La differenza tra major e minor release è semplice:
Se hai un iPhone o uno smartphone con Android, una volta l’anno avviene il rilascio maggiore. Puoi notarlo dal cambiamento delle icone, dalle scritte diverse, ma soprattutto dalle nuove funzionalità.
Un’informazione importante da conoscere riguardo le versioni è la numerazione. Riprendendo l’esempio di Apple, esiste una numerazione iniziale che indica appunto la versione che si sta utilizzando iOS 10 per esempio.

Ma se andrai più a fondo vedrai come la reale numerazione è 10.0.1, oppure 10.1.12. Senza andare nei dettagli, a te interessa sapere che il tuo prossimo fornitore ti dovrà esporre (possibilmente non su richiesta…) un elenco di aggiornamenti con le relative numerazioni.

Penso proprio di averti scritto tanto in questo articolo e sono sicuro di averti fornito un po’ di spunti per poter valutare la tua attuale o futura situazione. Come ho scritto all’inizio ritengo importante che tu abbia gli strumenti per valutare la giusta soluzione per te, come il tuo cliente misura te sul tuo prodotto.

Spero che sia riuscito a chiarirti tutti questi concetti. Ecco la lista completa delle domande da fare quando sarai faccia a faccia con il tuo possibile fornitore:

Come vengono gestiti i contratti?
L’applicazione è nata per il web? Posso usarla anche sui dispositivi mobili?
Voglio che il mio gestionale abbia la gestione della tentata vendita nativa.
Quali avete pianificato nel prossimo anno?
Quali integrazioni saranno eseguite nei prossimi 12 mesi?

A questo punto hai una chiave che può aprirti tante porte. Adesso sai cosa vuoi e cosa chiedere:

“Sei diventato uno di quei pochi clienti che sa come sostenere una conversazione con un fornitore di software.”
Francesco Gestionale Caffè
Sono un consulente tecnologico per le torrefazioni da 15 anni.
Il mio obiettivo è rendere le torrefazioni più tecnologiche e competitive, con software semplici ma potenti.