Tentata Vendita

come scegliere quella giusta?

Oggi puoi valutare i prodotti sul mercato in modo oggettivo anche senza essere un esperto di informatica, capendo come collocarli nella tua azienda valutando PRO & CONTRO

Nel mondo delle Torrefazioni di Caffè non si può parlare di sistema gestionale senza parlare del software di tentata vendita. Infatti il processo di vendita finisce dal Cliente con la stampa del documento di trasporto o con l’emissione della fattura.

Questo è l’essenziale che la tua soluzione DEVE *aiutarti a* fare senza intoppi, senza problemi e senza sorprese. Dico l’essenziale perché c’è un mondo di altre cose che un software di tentata vendita oggi deve poter fare, ma consideriamolo un passo successivo.

Purtroppo c’è l’aspetto tecnologico che non puoi evitare. Sorry :-(

Fino a pochi anni fa non c’era molta scelta, le soluzioni erano installate su dell’hardware più o meno di marca e più o meno costoso.

Per quanto ne sappia, quasi tutti basati su Windows Mobile® o Windows CE®.

Questo comportava l’obbligo di avvalersi del fornitore per ogni singola operazione, non solo quelle relative all’installazione. Infatti, in caso di rottura del palmare, o si aveva una scorta di questi dispositivi o si doveva spedire il tutto tornando a carta e penna per qualche giorno (se sei stato fortunato) o settimana (se sei stato meno fortunato!).

Penserai:
“Bene, adesso che mi hai descritto un problema che conosco, dammi la soluzione di cui ho bisogno ma che NON conosco!”

Tranquillo. Ci arrivo tra poco.
È ovvio che l’approccio di cui sopra creava una serie di problemi di difficile gestione, oltre a provocare delle uscite di cassa tanto impreviste quanto importanti.
Si, perché queste soluzioni non erano mai a buon mercato.

Negli ultimi 2 o 3 anni, alcune società che avevano soluzioni di tentata vendita hanno portato le loro soluzioni sul sistema operativo Android, cosa che ti permette di installare il tuo nuovo software su smartphone o tablet basati su Android.

“Problema risolto!” mi dirai…

Purtroppo no! La scelta di Android è stata guidata principalmente da 2 fattori:

1. È Open Source, ciò permette di essere meno legati rispetto altri mondi (iOS di Apple per esempio) e di poter decidere molti aspetti correlati all’installazione delle cosiddette App(licazioni) come il fatto che non si è obbligati a pubblicarle nel Google Play (App Store di Google per Android), consentendoti quindi di avere un'applicazione caricandola direttamente. Questo aspetto, che magari adesso ti sembra complicato ed è per questo che te ne parlerò più esplicitamente in seguito, è un fattore molto importante per la scelta della tua prossima soluzione;

2. È gratuito (per loro)! Non che in questo ci sia qualcosa di negativo, anzi! Ma bisognerebbe fare le proprie scelte selezionando la piattaforma tecnologica corretta e non la meno costosa a prescindere.

In realtà penso che sia stato soprattutto il punto 1 a guidare la scelta del sistema da utilizzare, vediamo di fare degli esempi per capirne pro e contro.

Caso di esempio #1:

Stai lavorando (si legge fatturando!), e ad un certo punto il tuo palmare si rompe (che sia una rottura da caduta o che un circuito si sia interrotto non importa). Non puoi più continuare a lavorare e devi necessariamente fare una delle seguenti azioni:

1. Chiami l’assistenza tecnica sperando di risolvere “al volo”, ma in caso di rottura è ben difficile;
2. Vai avanti con un blocco di fatture cartacee che utilizzerai sino a fine giornata (a questo punto vai al #3);
3. Vai in sede per capire come sistemare l’anomalia e cercare di ripartire con il tablet riparato in qualche modo.

Come ti scrivevo sopra, molto probabilmente non riuscirai a far molto per cui, o hai un tablet di riserva in sede o dovrai prepararti a fare a meno del tuo amato hardware per qualche giorno.

“Ma come?!? - Mi dirai - Che senso ha avere un tablet (o uno smartphone) Android se poi ho gli stessi limiti che avevo con il mio vecchio palmare su Windows Mobile® o Windows CE®?”

Hai centrato il problema!

L’introduzione di soluzioni di tentata vendita su base Android avrebbe dovuto inserire tutti quegli aspetti positivi che le nuove tecnologie portano con sé.

La corretta soluzione relativamente a questo esempio, che poi è quella introdotta da gestionale caffè, avrebbe dovuto essere:

1. Ti si rompe il tablet;
2. Accedi all’app di Tentata Vendita da uno smartphone o un altro tablet di riserva o che puoi andare a comprare al Mediaworld in quel momento, installi l’app tramite gli store appositi (a proposito gestionalevcaffè è presente sia sull’Apple Store che sul Google Play);
3. Fai Log In con il tuo nome Utente e la password;
4. Continui a lavorare dalla riga dove avevi interrotto! Semplice, Semplice!

Il tutto in autonomia e senza chiamare l’assistenza.
Perché non funziona così per tutti? Beh, probabilmente perché si fanno più soldi e/o ci si complica meno la vita con la (non) soluzione che ti ho descritto all’inizio di questo articolo. Ecco perché il tuo prossimo software di Tentata Vendita deve essere presente sugli App Store di Apple e Android.

Caso di esempio #2:

Un Cliente ti chiama perché - come al solito - vuole condizioni migliori, una macchina del caffè più bella o qualche altro soldo tramite un contratto di sconto anticipato. Credi di avere la situazione in mano, hai le partite aperte, hai i consumi registrati, sai che macchine ha in uso e persino quanti interventi di manutenzione sono stati eseguiti.

Insomma, hai tutti gli elementi utili per poter rispondere a quanto richiesto dal predetto Cliente. Peccato che… tutti i dati non tengano conto di ciò che è successo in quel giorno o in quei giorni, infatti molte delle soluzioni che vengono proposte non hanno una connessione con il gestionale in tempo reale per cui scaricano i dati solo quando i dispositivi sono in azienda. Questo crea un “buco temporale” di informazioni. Non pensare che questa sia una ricerca all’ultima tecnologia.
Si tratta di avere le informazioni corrette nel momento giusto, ma anche aggiornate al momento giusto.
Mi spiego meglio.

Se alla predetta telefonata hai una situazione che evidenzia numerose partite aperte, sarai tentato di non concedere niente, dando parere negativo a tutte le richieste.
Ma magari, quel giorno ha saldato - non a caso - parecchie fatture, probabilmente proprio in virtù della richiesta che stava per fare.

Personalmente ritengo quasi fastidioso farsi dire dal proprio Cliente frasi del tipo “No, ma guarda che ho pagato! Ma il tuo sistema non è aggiornato! Chiama Giulio (ovvero l’Agente che lo segue) te lo confermerà!”
Ecco una cosa del genere poteva andare bene 10 anni fa, oggi, non avere l’informazione corretta nel momento giusto non è più un’opzione per la tua azienda.

Resta comunque a te dare l’ultima parola sulle richieste, mentre è in “capo” al tuo sistema gestionale e la tentata vendita integrata, darti le informazioni corrette e sempre allineate alla reale situazione.

Adesso affrontiamo l’ultimo punto, che ti anticipo, non potrai valutare da solo; si tratta del passaggio dati.
gestionale caffè non ha questo tipo di problema perché il lato gestionale e la tentata vendita sono parte della stessa soluzione, quindi non hanno bisogno di interagire tramite ponti di collegamento più o meno strutturati e ben fatti.

Se hai già un gestionale e stai valutando l’inserimento o la sostituzione di una soluzione di tentata vendita, una volta appurato che le funzionalità sono sufficienti a permetterti di condurre la tua azienda senza problemi, dovrai necessariamente preoccuparti che i due sistemi si parlino.
Ti anticipo che la maggior parte delle difficoltà sono legate all’approssimazione che molti operatori del software utilizzano nel valutare questi progetti. Ovviamente in fase di vendita tutto si può fare.
E chi ti dice di NO!
In fase di implementazione parliamone…
Ti posso fare due esempi, uno tecnico e uno funzionale.

Esempio tecnico:
Il tuo gestionale gestisce una dimensione relativamente al codice articolo pari a 10 unità, il che vuol dire che puoi avere codici articolo lunghi massimo 10 digit. Semplice.
Con l’introduzione della tentata vendita bisognerà passare questi codici da una base dati all’altra e allora il problema si presenterà. Si perché la tua nuova soluzione di tentata vendita ne gestisce solo 8...

Questo avviene perché quando compri un software sei - giustamente - concentrato sulle funzionalità e non sulle note tecniche a corollario dell’offerta.

Se uniamo a questo il fatto che quando fai una selezione del software, non ti fai “accompagnare” da uno specialista informatico, sarà facile cadere in uno di questi errori.
La soluzione?
Chiedi alla software house che hai selezionato, o meglio ancora, chiedilo a tutte quelle con cui stai parlando e usalo come filtro di valutazione, il manuale (scritto) riguardante il “ponte” di collegamento tra la loro soluzione e quelle degli altri.
Questo manuale dovrà essere poi inviato a chi gestisce il software gestionale e l’eventuale offerta di integrazione dovrà essere basata su quella documentazione. In quest’ultima ci dovranno essere tutte le informazioni relative alle tabelle gestite, alle caratteristiche delle predette tabelle e all’organizzazione dei dati; tutte cose che ti sembreranno arabo adesso, ma che acquisiranno valore nel momento del bisogno.

Esempio funzionale:
Immagina, o meglio pensa, ai soldi che hai speso per adeguare il tuo gestionale alle caratteristiche di una Torrefazione di Caffè, i contratti (anticipati, posticipati, di comodato, ecc…), le condizioni di pagamento (assegni per esempio) o la gestione della manutenzione.

La tentata vendita deve essere considerata come un completamento dei tuoi sacrifici, non un imbuto che ti lega nella gestione delle tue complessità lavorative.
Infatti se la mia tentata vendita non gestisce come modalità di pagamento l’assegno, sarà ben difficile riuscire ad avere una valutazione dei pagamenti corretta e dettagliata.

La stessa cosa vale per gli interventi di manutenzione: è inutile dotarsi di nuovi software se poi dovrò continuare a fare le richieste di manutenzione al telefono.
Tutto deve essere fluido e concatenato, un’informazione raccolta dal campo deve poter evolvere, essere tracciata e gestibile facilmente anche e soprattutto da persone non altamente qualificate.
Anche in questo caso l’unica cosa che ti salva è la documentazione.

Intendiamoci, non sto parlando di una brochure, ma di documentazione tecnica, ben dettagliata e scritta in modo che si possa capire come operare senza dover fare 18 telefonate a chi l’ha redatta.
Penso di averti dato qualche informazione per valutare il tuo prossimo fornitore per la soluzione di tentata vendita, anche se tornerò sull’argomento per delineare maggiormente le funzionalità che un software del genere, nel 2018, deve avere!

Per cui continua a seguirci, magari registrando la tua e-mail sul nostro sito www.gestionalecaffe.com

Francesco Gestionale Caffè
Sono un consulente tecnologico per le torrefazioni da 15 anni.
Il mio obiettivo è rendere le torrefazioni più tecnologiche e competitive, con software semplici ma potenti.